Für wen ist Canzeley bestimmt?
Software, die für den produktiven Einsatz in Betrieben und Verwaltungen bestimmt ist, bildet idealerweise den durch jahrelange Erfahrung optimierten "Work-Flow" ab und unterstützt in möglichst intuitiver und entlastender Weise den Menschen bei seiner Arbeit.
Nun haben sich inzwischen vielfältige Formen von Anwaltskanzleien herausgebildet: vom anwaltlichen "Einzelkämpfer", kleineren und größeren Sozietäten bis hin zu großen internationalen Kanzleien mit weit über hundert Berufsträgern und Standorten, die über den ganzen Planeten verstreut sind. Es gibt noch Kanzeleien, die ein breites juristisches Spektrum abdecken, und es gibt solche, die hochspezializiiert sind. Es gibt Kanzleien, die vorwiegend beratend tätig, und solche, die in hohem Maße forensisch tätig sind. Auch Kooperationen mit Berufsträgern anderer Freier Berufe sind üblich. Hieraus ergibt sich ein vielfältiges Bild etablierter Arbeitsweisen, die die für die jeweilige Rechtsanwaltskanzelei bestimmte Software abbilden muss, damit sinnvoll mit ihr gearbeitet werden kann.
Dies führt zu einem Dilemma.
Nur die wenigsten Anwaltskanzleien können und wollen es sich leisten, ihre Arbeitsabläufe fachkundig analysieren zu lassen, nochmals zu optimieren und sich dann für ihre Kanzlei eine "maßgeschneiderte" Kanzleisoftware fertigen zu lassen, wobei dieser Vorgang wegen des Wandels der Verhältnisse und des Fortschritts der Technik in gewissen zeitlichen Abständen zu wiederholen ist.
Eine "Lösung" dieses Problems ist ein Kanzleiprogramm "für alle Fälle".
Dieses beschert dem Hersteller die größtmögliche Zielgruppe. Das Unternehmen, das ein Programm herstellt und vertreibt, will es natürlich an möglichst viele Kunden verkaufen. Also erhalten die Programmierer die Aufgabe, möglichst alle Funktionen zu implementieren, die ein potenzieller Nutzer benötigen könnte. Die Programme werden dadurch umfangreicher (und tendenziell teurer), sind mit vielen Features "überladen". Somit führt dieser Weg zu einem featurereichen Programm, das tendenziell die Neunzig-Zehn-Regel erfüllt, wonach neunzig Prozent der Anwender lediglich zehn Prozent der Funktionen nutzen.
In einer auch forensisch arbeitenden, kleinen und mittleren Anwaltskanzlei mit einem Anwalt oder nur wenigen Berufsträgern sind die Arbeitsabläufe hingegen überschaubar. Neben dem Mandanten steht die Arbeit mit der Akte im Mittelpunkt. Ergebnis der anwaltlichen Tätigkeit ist häufig die Produktion von Schriftstücken (Schriftsätzen oder Schreiben an Mandanten, Gegner, Gegenanwälte oder Sonstige). "Das Rad wird nicht immer neu erfunden", sondern es gibt meist einen kleineren oder größeren Satz von Formularen (im Sinne vorentworfener Schreiben oder Schriftsätze), die für wiederkehrende Aufgaben meist nur mit einigen individuellen, auf den Fall bezogenen Daten vervollständigt und vielleicht noch ein wenig ergänzt oder abgeändert werden. Auch in individuell entworfenen Schreiben oder Schriftsätzen werden immer wieder die gleichen Daten eingefügt, beispielsweise Adressdaten, Aktennummern und Geschäftszeichen etc.. Sind diese Daten einmal erfasst und gespeichert, können sie immer wieder verwendet werden.
Genau das kann und macht Canzeley. Canzeley soll dem Anwalt und seinem Personal lästige und wiederkehrende Arbeiten erleichern — mehr nicht!
Es gibt nämlich auch noch den Trend, dass eine Kanzleisoftware nicht nur viel, sondern einfach alles können soll, damit man jede Aufgabe mit diesem Programm erledigt. Den ganzen Tag lang soll mit dem einen Programm gearbeitet werden; der Nutzer soll nur die Oberfläche desselben sehen. "Du sollst kein anderes Programm neben mir nutzen!"
Diesem Trend folgt Canzeley nicht. Was schon andere Programme erledigen können, soll mit diesen erledigt werden.
Ein Beispiel: Canzeley kann keine PDF-Dateien als Email versenden. Es gibt aber in OpenOffice.org die Möglichkeit, ein Dokument als PDF zu exportieren. Und jedes Mailprogramm bietet die Möglichkeit, Dateien als Anhänge zu versenden. Daher verzichtet Canzeley auf dieses Feature. Diese Vorgehensweise verkürzt einerseits die Featureliste von Canzeley, vereinfacht aber andererseits den Umgang mit dieser Anwaltssoftware.
Ein weiteres Beispiel: Die Dokumente werden von Canzeley im Dateisystem abgelegt. Somit kann auf diese auch ohne den Einsatz von Canzeley zugegriffen werden. Umgekehrt kann über Canzeley auf dort abgelegte Dokumente zugegriffen werden, wenn sie ein Dateiformat haben, das OpenOffice.org öffnen kann.
Canzeley kann also nur das, was andere Programme (so) nicht können. Das macht es so einfach wie möglich. Canzeley ist also eine Hilfe für Menschen in einer Rechtsanwaltskanzlei, die mit einer Office-Suite, einem Browser, einem Mailprogramm etc. umgehen können. Die Freiheit des Nutzers, auf Dokumente und Daten zugreifen zu können, wird soweit wie möglich gewahrt.